事務 Y.K
2022年度入社/新卒
新卒の就活時は、営業志望でした。ただ、過去を振り返ってみるとバドミントン部の副部長として部長を支える役割を担っていたり、グループ活動ではみんなをフォローしたりと、サポート側のほうが自分にしっくりくると感じ、途中で事務職志望に切り替えました。テクノ・マインドを志望したのは、地元の宮城に貢献したいという理由です。生活やビジネスに、ITは欠かせない存在です。自治体や学校、地域の民間企業をお客様に持つテクノ・マインドなら、仕事を通じて地域貢献ができると思い入社しました。現在は経営企画部に所属しており、社長秘書を担っています。
入社2年目、
社長秘書になりました。
入社1年目時は主に事務作業を担当していました。来客対応、郵便物の仕分け、簡単な伝票処理などです。あとは、快適な職場環境の維持に向けた啓発活動ですね。たとえば、「節電しましょう」「リサイクルしましょう」などのポスターをパワーポイントで制作していました。入社2年目になるころ部署編成があり、そのタイミングで社長秘書業務を担当することになりました。社長のスケジュール管理、出張関連の交通チケットや宿泊の手配、手土産の手配、社外向けの祝電やお祝いの手配、各種手配の精算業務、経営会議の準備など業務は多岐に渡ります。私の他に2名の先輩秘書がいて、今は教えてもらいながら仕事を覚えている真っ最中です。社長とのコミュニケーション量も自然と多くなる仕事です。会話のなかで、何をしておけば経営業務がスムーズに回るか、社長の考えを先回りしながら行動することを大切にしています。
社内で働く事務だからこそ、
働きやすさって大切。
入社前、IT業界は男性が多い業界イメージがありました。事務職ということもあり社内にいることがほとんどなのですが、実際のところテクノ・マインドは女性もたくさん働いています。事務職として最近転職してきた方も女性ですし、私の直属の先輩にも女性がいます。もちろん、女性エンジニアもたくさんいます。男女比でみれば男性が半数以上を占めますが、それでも同年代の女性が多いことが、働きやすさにつながっていると感じています。人間関係に関しても、上司と部下という上下関係はありますが、誰にでも気軽に話かけられる雰囲気があります。そのため、通院のための休暇なども気兼ねなく申請できるのは精神的な負担がなくてよかったです。有給においても1日単位ではなく、時間単位で取得できるので無駄なく活用できることも含めて、ワークライフバランスを充実させやすい環境が整っています。
秘書業務のマニュアル化に
チャレンジ。
先輩のそばで秘書の仕事ぶりを見ているとつくづく思います。言われた通りにやるのでは、遅いんだなと。先を読み、指示される前に自ら行動する。社長だけでなく役員の方にも配慮する。わからないと困っている私を見ては、先に声をかけていただき丁寧に仕事を教えてくれる。どの行動もさりげないので、誰も違和感なく仕事をスムーズに進められる状態になっています。気遣いも極めると、ここまでプロフェッショナルな仕事になるんだなと感じます。今は先輩につきっきりで教えてもらっていますが、いつかは独り立ちしたいです。そのために秘書検定の資格勉強も仕事と並行して進行中です。また、もうひとつやりたいことがあるんです。後輩が入ってきたとき困らないように、秘書業務のマニュアルを作りたいと思っています。先輩から受け継いだノウハウを、あとに続く人にも伝えていきたいです。
SCHEDULEある一日の流れ
- 08:20出社
- 08:30社長および自身の
スケジュール確認 - 09:30伝票処理、来客および電話対応
- 12:00昼食
- 13:00社長の出張手配、
接待の手土産選定 - 15:00社内イベントの準備
- 16:00社内報作成、
役員への稟議書提出 - 17:30退勤